מכתב המלצה לדוגמה לנותן שירות
כאשר מקבלים שירות טוב, איכותי, מקצועי ויעיל, פעמים רבות עולה בנו הצורך להודות למי שנתן לנו את אותו השירות. נותן השירות יכול להיות אדם פרטי, נציג או גוף כלשהו מהמגזר הפרטי או המגזר השלישי כמו עמותה או מהמגזר הציבורי כמו משרד ממשלתי/רשות מקומית ועוד. לעיתים, בקשרי עבודה, אנו נדרשים לתת המלצות על עובדים/קולגות לצורך קידומם בארגון או מחוצה לו.
אם אתן נדרשות לכתוב ולתת המלצה, וקצת לא ברור לכן מאיפה להתחיל? מה חשוב לכתוב? מה לא? איך לנסח? ממליצה לעבור על הכתוב מטה. תקבלו כלים, כללים, טיפים הכוונות והנחיות כולל דוגמאות שתוכלו להשתמש בהן ורק לשנות את הפרטים הרלוונטיים לכן…
בהצלחה במתן ההמלצה!
כללים למכתב המלצה
ישנם מס' כללים והנחיות לכתיבת מכתב, הרלוונטיים כמובן גם לכתיבת מכתב המלצה. אך לפני הכל כדי שתדעו מה לכתוב ואיך לכתוב יש:
- להכיר ולהוקיר את עבודת נותן השירות (העובד/הקולגה/נציג ארגון/הארגון עצמו וכו') ואת הצורך במכתב ההמלצה. אם לא תכירו בדיוק את נותן השירות ואת הצורך במכתב ההמלצה תתקשו למצא את המילים הנכונות להמלצה.
- לרשום בנקודות את מאפייני העבודה, היתרונות, המעלות, ובעצם את כל הנקדות החשובות שקבלתן ואתן רוצות לציין על נותן השירות.
המילים/הנקודות הללו יסייעו לכן בכתיבת ההמלצה עצמה. תוכלנה לחזור תמיד לנקודות לוודא שרשמתן את כולן.
כעת נעבור לאיך המכתב צריך להיראות?
מבנה המכתב
- בתחילת העמוד מצד שמאל רשמו תאריך עברי ומתחתיו תאריך לועזי
- בצד ימין של העמוד מעט מתחת לשורות התאריכים, מציינים את נמען המכתב: לכבוד…..
- יורדים שורה אחת וממרכזים אותה: בה מציינים את הנדון כלומר את נושא המכתב. בדרך כלל רושמים את השם / נושא ההמלצה.
- כעת, הגענו לתוכן ההמלצה עצמה= גוף המכתב עצמו.
מה כותבים במכתב המלצה?
- תכננו לפחות 3 פסקאות ממוקדות כאשר הראשונה היא הפתיחה, המסבירה בעצם מי כותב על מה ועל מי. הפסקה השניה תדבר על הסיבות, ותציג את הנקודות לתמוך בבקשת ההמלצה. (למשל פה מסבירים את היתרונות/המעלות/אופן העבודה וכו') ובפסקה האחרונה מסכמים את מה שכתבנו במילים קצרות בלי תיאורים נוספים.
- תזכרו תמיד, המלצה היא סוג של מכתב. ולכן, כמו כל מכתב, יש לכתוב את ההמלצה בצורת משפך: מהמאקרו למיקרו: התחילו בפרטים כלליים והמשיכו בפרטים ודיוקים בהתאם לצורך. בסוף המכתב ציינו משפט מסכם התומך ומסביר את סיבת ההמלצה.
כך, אפילו אם אדם יקרא רק את השורה האחרונה, יבין מה התכוונתן לכתוב ויקבל מושג והבנה לתוכן ההמלצה. - על ההמלצה להיות כתובה ומנוסחת בלשון חיובית מדויקת ואמיתית ולא מתפלספת מדי, לא לכתוב "גבוהה גבוהה". ההמלצה צריכה להיות קצרה וקולעת כך תשיג את מטרתה באופן הטוב ביותר. (לאשים אין סבלנות לקרא הרבה – אני לוקחת את זה בחשבון גם בפוסטים שלי…).
- כמובן שבהמלצה נהוג וראוי לרשום תודות וכדאי מאוד להשתמש במילים ווריאציות של תודה שונות. גם כאן לא צריך להכביר במילים ובתיאורים. יש לכתוב בתמציתיות קצר וקולע.
- התייחסו לעניין ההמלצה ולצורך שעליה לענות עליו. למשל, אם ההמלצה היא עבור קידום עובד, התייחסו לעניינים הקשורים לתוכן זה (אין צורך להכביר ולהרבות במילים שאינן קשורות לתפקיד שעליו אתן ממליצות). או נטו על עניין העבודה/השירות שקבלתן.
- בסיום, חשוב לחתום בשם מלא של מי שכותב וחותם על המכתב, + תפקיד + פרטים ליצירת קשר להרחבה/לבירור פרטים נוספים.(זה מאוד חשוב, נותן תחושה של אמינות בקרב מי שמקבל את ההמלצה)
טיפ קטן- תחשבו שאתן אלו שמקבלות את מכתב ההמלצה… אז תחשבו מראש היטיב מה אתן הייתן רוצות לקבל…
להלן כמה דוגמאות לנוחיותכן:
דוגמא לתבנית מכתב המלצה ללקוחות עסקיים או פרטיים
תאריך
לכבוד:
……..(שם הנמען)
…….. (שם ארגון הנמען)
הנדון: המלצה עבור שירות…..
א.נ (אדון נכבד או ג.נ – גברת נכבדה) שלום רב,
אנוכי…. (שם פרטי/בעל תפקיד – אופציונלי.) מעוניין להמליץ בזאת על …… (מי שעליו ממליצים פרטי או ארגון) בגין השירות המקצועי והאמין שקבלתי. כחלק מעבודתי, עבדתי עם …. בשיתוף פעולה מלא, באמון ובמקצועיות. …. בעל ידע וברוך כשרונות התורמים רבות לעבודתנו השוטפת ולהצלחת הארגון שלי.
היענותו המהירה, דרך פעולתו המקצועית, הישרה והמחושבת, נדירה וחשובה בעיניי. ודווקא יתרונות אלו מעצימים את גדלותו. עבורי הוא שם דבר, שם נרדף להצלחה. אודות תרומתו האדירה הצלחנו ל….. והגענו עד הלום. היצירתיות שבה ניחן וכושר ההבעה שלו מהווים ומאירים כזרקור המאיר את החושך.
לפיכך, אבקש מכל הלב, להמליץ על …. בגין השירות המקצועי והאדיב שהעניק לנו. אין ספק שעבודתו ראויה לשבח ולציון הערכה וכי בלעדיו לא היינו עומדים במקום בו אנו עומדים כיום. לפרטים נוספים ולהרחבה תוכלו לפנות אלי במס' נייד:… .או בכתובת אימייל:…..
בברכה,
…. (שם כותב המכתב)
דוגמאות למכתבי המלצה
- אני רוצה להמליץ על שירותיה של …., נציגה/מטעם חברת … כ…. (תפקיד). עבדתי איתה ב…. שנים האחרונות. היא מעולם לא אכזבה! …. הינה עובדת חרוצה, שעשתה הכל כדי לעמוד בכל הציפיות. היא נענתה בשמחה ובטוב לב למלא כל משימה מאתגרת או פשוטה בעתות לחץ ורוגע. בעיני היא אחת מ….. הטובות ביותר!
על כן, ברצוני להמליץ עליה ועל שירותיה של…. עבור העסק שלכן. היא תמיד פתוחה לקבל ולהביא רעיונות יצירתיים מוסיפה נופך חשוב לתכנון הראשוני. דבר המוביל להצלחת הפרויקט/המיזם/הרעיון ובגדול!
בהזדמנות זו, אודה ל…. על עזרתה המקצועית והאדיבה ב….. וממליצה לכן ליצור עימה קשר לקבלת שירותיה הטובים. ליצירת קשר אנא השאירו פניה בכתובת האימייל שלה:….. אשמח לסייע במידע נוסף, לתת ייעוץ ולענות על שאלות להלן הפרטים ליצירת קשר עימי.. בברכה, (שם ותפקיד). - לכבוד מר. ………………
זכות היא עבורי להמליץ על שירותיו של …. כ…. במשרדך. הנ"ל עבד אצלי כ…. במשרד ב… השנים האחרונות. במהלך התקופה שהוא עבד אצלי, אודות לחיוכו הלבבי, ליחסי האנוש ולמקצועיות שלו, המשרד שלי הצליח למשוך ולתחזק לקוחות רבים. אופיו הפתוח הופך אותו לאחד מ… הטובים ביותר שהכרתי.|
אני בטוח שכשם שעבד אצלי באמינות ובלויאלות, כך יעבוד אצלך ולא יאכזב את האמון הניתן לו. מהיכרותי עם הנ"ל הוא יוסיף ערך מוסף למשרד שלך. באופן אישי, הצטערתי לשמוע על עזיבתו את משרדי אם כי אני מבין ומגבה את צעדו הנוכחי שנעשה בתבונה ובמחשבה עמוקה.
הנ"ל הינו גמיש בעבודה ואכפתי ומסור לעבודתו ולקולגות שלו. על כן אני ממליץ בחום על … בקבלתו לתפקיד….
למידע נוסף אתם מוזמנים ליצור עימי קשר באמצעות….. תודה ובהצלחה רבה בבחירה הנכונה!
בברכה, (שם ותפקיד + פרטים ליצירת קשר)
מכתב המלצה לדוגמה בנושאי שונים
תאריך
לכל מאן דבעי, (או לכבוד…)
הנדון: אישור על פעילות ….
אנו מאשרים בזאת, כי (פרטי הנציג או פרטי הגוף המפעיל) החברה בע"מ ביצעה עבור… (שם הגוף שקיבל את השירות) פרויקט הקמת אתר אינטרנט ל….. במסגרתו הסבה, אפיינה, פיתחה, הקימה ומתחזקת את האתר משנת …. ועד היום.
…… מלווה אותנו באופן מקצועי יעיל ובשיתוף פעולה מלא, בכל הנדרש ביישום ותחזוקת האתר והשירותים ניתנים על-ידה הינם לשביעות רצוננו.
לאור האמור, הנני להמליץ על … אשר שירותיה ניתנים באופן מקצועי ואמין.
בברכה,
שם:
תפקיד:
טלפון:
חתימה וחותמת: __________________
דוגמא למכתב המלצה ליועצים וספקי שירותים
הנדון: מכתב המלצה לנציגת ארגון
לכל מאן דבעי,
אני שמח להמליץ על שירותיה של … ועובדי חברתה כעל יועצים וספקי שירותים מעולים בתחום …
בשנים האחרונות יצא לי לעבוד עם .. במספר פרויקטים:
1. (שם הפרויקט ותיאור קצר) … העניק ייעוץ מקצועי ולבבי ל..
2. (שם הפרויקט ותיאור קצרצר) הערכות וייעוץ לטיפול ומתן פתרון אמיתי לבעיה.
ל… יש ידע אקדמי ומקצועי בתחום, ניסיון עשיר בעבודה עם המשרד ל….. ורשויות מקומיות, אמצעים תפעוליים וטכנולוגיים ייחודיים המספקים מענה יעיל ואיכותי לבעיות …. במרחב הציבורי והפרטי כאחד.
ברצוני לציין לטובה את …. מחברת אשר סיפקה שירותי …. שונים ומגוונים בין השנים….
העבודה התנהלה בצורה מקצועית ואחראית. ישר כוח!
בכבוד רב, (שם ותפקיד כולל פרטים ליצירת קשר)
דוגמא למכתב המלצה ותודה על שירות פרטי
שלום רב …. ,
ברצוננו להודות לך על השירות
שקיבלנו ממך היום … במהלך השיחה פגשנו עובדת בעלת רקע מקצועי גבוה
ובעזרתך החשובה, הצלחת להביא לסיום הטיפול בתיק/סוגיה שלנו עד לסיום כל הבירורים.
חברת "…. " יכולה להיות גאה בנציגת שירות כמוך, מסורה מקצועית ומדוייקת עד לסיום טיפול בבעיות.
בברכה ובהוקרה,…
מכתב המלצה מחברה לחברה אחרת
לכל המעוניין,
הנדון: …. וצוות איגוד/ארגון….
חברתנו "….. בע"מ" שכרה את שירותיה של חב' "…" לטיפול ב….
חב' "…" ביצעה את המלאכה באופן יוצא מן הכלל! עובדי החברה המסורים דייקו בלוחות הזמנים שנקבעו, טפלו בתשומת לב רבה ב…..ועדיין מסייעים בכל הנדרש במהלך העבודה – באדיבות ומקצועיות רבה.
העבודה אשר ארכה מספר ימים התבצעה בסדר מופתי …ללא נזקים, ללא אי הבנות.. הכל בבהירות ובאווירה טובה.
ניכר כי עובדי החברה ומנהליה הינם בעלי ניסיון רב בתחום ובעלי תודעת שירות גבוהה מאוד, ולפיכך, חב' "…" ראויה לשבח על עבדותה המקצועית והיעילה. הריני להמליץ עליהם כעל חברה אמינה לכל מי שזקוק לשירותיה, ומודים להם מקרב לה על השירות המדהים שלהם! ל… (שם החברה) היה חלק חשוב בהצלחת הפרויקט/המיזם/התהליך/בחברתנו.
בברכה, שם ותפקיד + פרטים ליצירת קשר).
בנוסף לדוגמאות שהבאתי לעיל, תוכלנה להיעזר גם במשפטים מתוך ברכת תודה ולכתוב בעצמכן מכתב המלצה ברור, מדויק, קצר וקולע.
ואם אתן מחפשות עבודה ועומדות בפני ריאיון עבודה ואתן זקוקות למכתב המלצה, תדעו מה עליכן לבקש שיהיה כתוב בו (מבחינת התוכן) איך להתכונן לראיון עבודה
בהצלחה בכתיבה!