מדריך מפורט לכתיבת מכתב רשמי מקצועי
בהזדמנויות שונות בחיים אנו נדרשות לכתוב מכתבים מסוגים שונים מכתבי תמיכה לקבלתנו לעבודה או למסגרת לימודים שלנו או של בני משפחתנו, מכתבים עסקיים, מכתבי התפטרות, מכתבים מקצועיים, מכתבי בקשה לביטול דוחות/קבלת הנחות וכד'. לאחר שנים רבות של עיסוק בתחום הכתיבה לצרכים שונים ורבים, ולאחר קורס ייעודי לנושא, רכשתי ב"ה מספיק ידע, כלים וטיפים שאני רוצה לשתף אתכן בהן כדי להקל עליכן את מלאכת הכתיבה של מכתב רשמי.
מאחלת לכן בהצלחה וכתיבת מכתבים חיוביים ומוצלחים!
אילו קטגוריות קיימות למכתב רשמי?
קיימים סוגים שונים של מכתבים רשמיים. כפי שציינתי בהקדמה ומה שמבדיל ביניהם הוא בנוסח עצמו. הבסיס זהה לכל סוג של מכתב רשמי. המבנה אותו מבנה. מה שמשנה מכתב רשמי אחד למכתב רשמי מסוג אחר, הוא הנוסח, התוכן של הדברים הנכתבים, למי ממוענים וכו'.
להלן רשימת דוגמאות למכתבים רשמיים:
- מכתב המלצה לנותן שירות
- מכתב התפטרות – הודעה על סיום עבודה
- מכתבי תודה וברכות מסוגים שונים (למציאת המילים הנכונות תוכלנה להיעזר ב- ברכת תודה)
- אגרת ברכה לפסח וראש השנה
- מכתבי עסקיים
- מכתבי בקשה/פניה לגורמים רשמיים כגון: רשויות, חברות, ארגונים וכד'
- מכתבי תלונה/הגשת בקשה/פניה להנחות/לבירורים/לביטול דוחות/מכתבי התראה וכו'
מה המבנה המקובל למכתב רשמי?
מכתבים, הם דרך לתקשורת כתובה בין שני גורמים שונים או יותר. מכתב נועד להעברת מסר, רעיון, בקשה וכו' תוך ציון פרטים מרביים רלוונטיים לנושא ולנשוא המכתב המשאיר אפשרות לקבלת תשובות/התייחסויות.
חלק מהמכתבים הינם מכתבים חברתיים נקרא להם כך, אילו כל המכתבים הממוענים לחבברים/משפחות/מכרים. מכתבים שאינם רשמיים ולמעשה אין כל כך נוהל וסדר לכתיבתם ויש יותר פתיחות וחופשיות בניסוח המכתב. במכתבים רשמיים לעומת זאת, יש סדר ומבנה ברור, סגנון הכתיבה מאופק יותר, מקצועי, רהוט ומנומס יותר, ללא סלנגים למשל.
בנוסף למבנה הטקסטי של המכתב, יש הבנייה של הפונט, הגודל, המרווחים וכו' מאחר שמכתבים רשמיים מוקלדים ונשלחים אונליין או באמצעות הדואר.
להלן הדגשים החשובים:
- הגופן:
- נהוג להקליד מכתבים רשמיים בכתבים של david או כתבים אחרים קרובים לסגנון כתיבה זה. לא נכתוב בכתבים מעוגלים/בכותרות מעוצבות וכו'.
- גודל לכתב יהיה 12 , הכותרות בגודל 14, מודגשות עם קו תחתון בדרך כלל
- מרווח בין השורות יהיה של 1.5 -2. בתאריכים, בנמען, בנדון, אפשר לבחור מרווח של שורה אחת.
- שוליים צריכות להיות מרווחות וברורות.
- כדאי להשתדל לכתוב מכתב רשמי שאורכו עמוד עד עמוד וחצי לכל היותר. בהמשך אפשר להוסיף נספחים (הסברים, הוכחות וכו' בהתאם לצורך)
- נוסח:
- נכתוב בשפה מקצועית, רהוטה וברורה.
- נכתוב בקצרה, בתמציתיות אך בלי להחסיר מידע רלוונטי. מה שנקרא "קצר וקולע".
- נשתמש במילים מנומסות, מכובדות גם אם יש לנו בתוכן, תוכן קשה ומורכב לרשום. לא נרשום מילים גסות, הכפשות, העלבות וכו'.
- נשתדל לכתוב כמה שיותר באופן מקצועי, תוך שימוש במילים מקצועיות, בשפה נכונה ללא שגיאות כתיב.
- היצמדו לאמת, לעובדות, הימנעו מתיאורים מופרזים ורבים. פשוט קצר וקולע. נטו מה שאתן צריכות ובלי מלל מיותר.
- נשתדל להיות ענייניים. שכל התוכן, ברור ומובן, חד משמעי למה התכוונו.
- מבנה:
- מכתב רשמי יירשם עם לוגו בכותרת עליונה ותחתונה אם יש (כשמדובר במכתב עסקי/ארגוני למשל).
- נפתח בתאריך עברי ומתחתיו תאריך לועזי. שניהם רשומים בצד שמאל של הדף.
- מצד ימין, מתחת לתאריך, נרשום את הנמען (למי מיועד המכתב): מר/גב' שם משפחה ופרטי (אפשר הפוך) ומתחת השם המלא, מציינים תפקיד, מתחת לתפקיד, נציין את שם הגוף/הארגון בו הוא עובד. הכל בכתב מודגש, ועם קו תחתון מתחת לשם הגוף לדוגמא:
לכבוד:
מר איקס ווי
סמנכ"ל
חברת אלף
סניף ירושלים
אם לא יודעים את השם הנמען, אפשר לציין ראשי תיבות: א.ג.נ. שמשמעותן: אדון, גברת נכבד/ה או לכל מאן דבעי (לכל מי שקורא את המכתב) - לאחר מכן, ממורכז, מודגש עם קו תחתון, נרשום את הנדון. הנושא של המכתב שלנו.
- נפתח בפסקת פתיחה קצרה לתיאור המכתב שלנו, נמשיך בפסקת אמצע לתיאור, הרחבת הנושא. הכל בתמציתיות ובבהירות. ונסיים בפסקת סיכום ומשפט מפתח לתיאור הבקשה. מה שצריך להנחות אתכן בכתיבה הוא העובדה שאנשים רבים לא קוראים את כל המכתב. ולכן, אם חשוב לכן לקבל התייחסות ההולמת את הבקשה תדאגו שהפתיחה ומשפט הסיום יכללו בדיוק את מה שאתן צריכות/מבקשות. את העיקר העיקרים. שגם מי שלא יקרא הכל, יבין על מה אתן מדברות
- בסיום המכתב, רושמים את השם המלא, התפקיד אם יש וחותמים. דואגים להשאיר כמובן פרטים ליצירת קשר לקבלת התייחסות/תשובות במידת הצורך אם אינם מופיעים על דף לוגו למשל.
- לאחר החתימה, אם יש צורך, מוסיפים העתקים לגופים קשורים לנמען, בדרך כלל למי שבדרג גבוה מעליו, ולכל הנוגעים בדבר המכתב (כגון חברות הפרויקט המשותף וכו').
תואר (מודגש) (ד"ר, עו"ד, פרופ', מר, גב' וכו'), שם מלא (מודגש) – תפקיד וארגון/חברה.
דוגמא:
העתקים:
פרופ' בית גימל – מנכ"לית חברת אלף
נקודות להקלת הכתיבה
- לפני שתבואו לכתוב, תחשבו טוב מה אתן צריכות לכתוב? למי? על מה? מדוע אתן רוצות לכתוב? מה המטרה שלכן 0 מה הייתן רוצות להשיג באמצעות המכתב? כתבו הכל בנקודות בדף טיוטה. ורק לאחר מכן תתחילו לכתוב תוך שאתן מסתכלות ומתמקדות בנקודות שהעליתן שלא תפספסו.
- גוונו במילים ואל תכתבו באותן מילים שוב ושוב. זה מעייף ומלאה את הקורא.
- המכתב הרשמי, צריך להירשם כמו בכל דבר שמבצעים, בזמן רגש נקי נייטרלי, במצב מאוזן. זכרו כל התנהגות, כל תגובה בעת כעס/צער/סערת רגשות וכד' תהיה מוטה לפי הרגש שפעל אצלכם. העובדות לא יהיו בוודאות כתובות אחד לאחד עם המציאות. הדברים לא יהיו ברורים, יהיו הגזמות, מילים בוטות וכד'. ולא יועיל לכן. אלא להיפך.
לכן, במצבים של חוסר איזון – אל תכתבו. או שתכתבו אבל בוודאות אל תשלחו אפילו לא בטעות. פעמים רבות אני כותבת את כל מה שעולה בדעתי בזמן מצב רוח כזה ומיד מוחקת הכל. הכתיבה משחררת קצת את ה"עצבים" ואז יותר קל להיצמד נטו לנדרש ולכתוב במצב רוח מאוזן יותר. - מכתב רשמי, אינו מכתב שנשלח לחברות שלכן. ולכן לא לכתוב רק עם רגש. כן מדי פעם יש מקום להפעיל רגש ולציין משפטים שככה יגרמו לקורא להתחבר, להבין את הצורך שלכן אך הכל במידה, בלי הפרזות ובהתאם למטרה שלכן. אם תכתבו יותר מדי ברגש, תפריזו יותר מדי, המכתב לא ייראה אמין וערכו ירד כך ההתייחסות אליו תרד.
- אם אתן צריכות להוסיף הוכחות, הוסיפו אותם כקבצים נוספים, מצורפים ואל תשכחו לציין זאת בתוך המסמך או בסופו. אם יש כמה נספחים, מספרו אותם שיהיה ברור מה כל נספח.
- דבר אחרון שאפשר להוסיף למכתב זה – ראשי תיבות: נ.ב. משמעותן – נזכרתי בדבר/נוסף בזאת. ושם לציין במשפט אחד קצר, הערה/הארה שאינה מופיעה במסמך שאינה קריטית לתוכן המסמך כמובן אך מספיק חשובה להימצא דווקא בסוף שעין הקורא תקלוט אותה.
- טיפ נוסף – לאחר כתיבת המכתב – תמיד, אבל תמיד, תקראו שוב כשבראשכן תחשבו כאילו אתן אלו שמקבלות את המכתב. אם יש לכן אפשרות, תעבירו לקריאה של חברה/קולגה לקבל נקודת מבט נוספת. יתכן שתמקד אתכן בנקודה שהתפספסה לכן, או שתדייק משפט וכד'.
דוגמה למכתב רשמי
תאריך עברי
תאריך לועזי
לכבוד:
מר איקס ווי
סמנכ"ל
חברת אלף
סניף ירושלים
שלום רב/שלום וברכה
הנדון: פניה בנושא/מכתב תודה על…/בקשה לקבלת הנחה/לביטול קנס/דו"ח/ערעור וכד'
יש לציין את מהות מכתבכם ולציין שם מלא + מ.ז
(קו תחתון בסיום הנדון)
(פסקת פתיחה)
אנוכי ….. מ.ז… מבקשת לקבלת הנחה/פונה לביטול דו"ח/מבקשת לפנות אליכם לקבלת סיוע ב… / מודה על… / מבקשת לקבל את עזרתכם ב… לאור ההסברים/הנימוקים וכו' שאפרט להלן.
בפסקת הפתיחה, אפשר לכתוב בקצרה את הרקע לכתיבת הבקשה בלי להיכנס לפירוט. למשל אם זו בקשה לקבלת הנחה. אפשר לציין כאן את הרקע הכלכלי, המשפחתי, הרפואי וכד' בקצרה בהתאם לנסיבות ולצורך בקבלת ההנחה.
(פסקה שניה – תוכן/גוף המכתב)
אבקש להביא לתשומת לבכם כי ביום ….. (אם יש עניינים היסטוריים, יש לכתוב על פי סדר כרונולוגי) פניתי בבקשה, נפגשתי עם .. עלה בישיבה כי… לפיכך אני כותבת את מכתבי ומעלה על כתב את נימוקיי לביטול/לקבלת הנחה ב… עיניכם הרואות כי מצבי… אין באפשרותי ל…. לקחתי לתשומת ליבי…. ואשתדל מעתה להימנע מ….. אני בטוחה שהנכם מעוניינים לפעול לטובת כל הצדדים הנוגעים בדבר לפיכך פניתי אליכם ל….
בפסקה זו אפשר להתייחס לרקע שהביא אתכם לבצע את מה שבצעתם/את מה שגרם לכם לכתוב ולפנות/מה הצורך שלכן, את הנסיבות למציאות וכו'.
(פסקת סיום ואחרונה)
בפסקה זו תסכמו את הנקודות בקצרה, שעלו בגוף המכתב אותו תסיימו במשפט סיכום:
לסיכום,
לאור האמור במכתבי זה, אבקש בכל לשון של בקשה, לבחון מחדש את בקשתי לקבלת הנחה/לביטול קנס וכו'.
תזכרו שמרבית האנשים יקראו דווקא את השורה הזו. לכן היו ממוקדות, ענייניות ביותר כדי לשים את כל הדגש והמיקוד בשורה האחרונה הזו. מקסימום 2 שורות למכתב סיכום
מסיימים במס' מילות נימוס כמו: בתודה מראש, /בהוקרה/בהערכה רבה וכד' הכל בהתאם לסוג ואופי המכתב והנמען.
בכבוד רב/בהוקרה/בתודה מראש/בתקווה ל…,/החותמת בדמע/בתחינה וכו',
אני אני
טל':…..
כתובת:…..
אם זה מכתב עסקי צריך כמובן לרשום פרטים עסקיים ולא אישיים ולציין תפקידכן, ארגון וכו'.
העתקים:
פרופ' בית גימל – מנכ"לית חברת אלף
יישר כח גדול, זה הועיל לי מאוד
תודה רבה לך שמחה שהייתה לי הזכות לסייע לך… בהצלחה!